Le contexte
Un fonds d’investissement foncier américain de 80 M$, piloté par ses associés.
Le problème, tel qu’il se vivait
Dans un fonds, la matière première n’est pas le dossier : c’est ce qui a été dit autour du dossier. Or ce qui a été dit ne vivait pas là où vivait le dossier. Une partie de la relation dans les conversations WhatsApp. Une autre dans les fils d’emails, souvent croisés entre plusieurs associés. Le reste dans la tête de celui qui avait pris l’appel.
Conséquence : pour savoir où en était un dossier, il fallait demander à l’associé qui le suivait, et attendre qu’il réponde. Chaque question posée coûtait une interruption à quelqu’un d’autre, et chaque réponse tardive coûtait un temps de décision. Multiplié par le nombre de dossiers actifs et par le nombre d’associés, ce n’était plus une gêne : c’était la vitesse du fonds.
Ce qu’on a construit
Un cerveau CRM partagé entre les associés, relié à une seule mémoire.
Les conversations WhatsApp et les emails croisés sont centralisés au même endroit, rattachés aux bons dossiers. Le système entretient une mémoire commune des dossiers, qui ne dépend plus de qui était présent à quel moment. Chaque associé reçoit un brief quotidien qui lui est propre, construit sur ce qui le concerne lui. Et chacun dispose d’un espace privé de consultation, pour aller chercher une réponse sans déranger personne.
Ce que ça a changé
Chaque associé sait où en est l’autre sans avoir à le demander.
C’est une phrase courte, et c’est exactement le livrable. La question qui obligeait à déranger quelqu’un puis à attendre se pose maintenant au système, et la réponse arrive avec l’historique qui va avec.
La preuve
En production.
Si votre boîte a la même maladie sous une autre forme, celle où l’information existe mais n’est jamais au même endroit que la décision, c’est précisément ce que l’audit va cartographier.